Ponedjeljak ujutru je, vaš inbox je već prepun, a telefon na vašem stolu ne prestaje da zvoni. Klijenti imaju hitna pitanja, potrebno je finalizirati izvještaje, a vi niste imali priliku ni da popijete kafu bez prekida.
Zvuči poznato?
Vjerovatno stalno upravljate velikim brojem klijenata, kratkim rokovima i komunikacijom na različitim platformama, kao i velikim brojem pitanja, zahtjeva i provjera. Zato česti pozivi, poruke i pritisak za brzim odgovorima samo remete vaš rad i koncentraciju i crpe vašu energiju.
Srećom, postoje strategije koje se mogu primijeniti. Uz pomoć tehnologije možete optimizovati vašu komunikaciju kako biste pojednostavili interakcije sa klijentima, smanjili broj ometanja i povećali vašu produktivnost. Pored toga, tehnologija vam pomaže da radite brže i izbjegnete repetitivne poslove zahvaljujući automatizaciji procesa.
Upotreba tehnologije za pojednostavljanje komunikacije
Preko 90% računovođa smatra da im je tehnologija pomogla da se više fokusiraju na svoje klijente i poboljšaju svoju produktivnost. Jedan od razloga je upravo olakšana komunikacija na svakodnevnom nivou, koja se može postići na sledeće načine:
Pružite klijentima samostalnost uz pomoć tehnologije
Danas računovodstveni softver “u oblaku”, kao što je Digitalni računovođa, nudi niz opcija koje omogućavaju klijentima da samostalno dobijaju i šalju informacije, bez potrebe da vam pišu mejlove ili dolaze u kancelariju. Cloud softver podrazumijeva da se podacima može pristupiti sa bilo kog mjesta i u bilo koje vrijeme, pod uslovom da je dostupan internet. Zato je preko 65% računovođa širom svijeta uvidjelo benefite cloud softvera i smatraju da upravo ta tehnologija čini njihov biznis uspješnijim.
Na primjer, moguće je slanje informacija skeniranjem QR koda putem aplikacije. Ovo ne samo da štedi njima vrijeme, već eliminiše potrebu da vam donose papirologiju, stalno zovu sa dodatnim pitanjima i potencijalno zaborave bitne informacije. Takođe, ne morate ručno unositi te podatke, čime štedite i sopstveno vrijeme.
Razmislite i o tome da klijentima ponudite siguran onlajn pristup njihovim izvještajima i finansijskim podacima. Kada im jednom objasnite kako da dobiju izvještaje koje žele, činiće to sami i neće biti potrebe da zovu vas. Ovo njima daje mogućnost da samostalno pronađu informacije, što smanjuje broj upita i telefonskih poziva, ali i vaš obim posla.
Koristite što manje komunikacionih kanala
Kada vam svi klijenti šalju upite putem različitih kanala, komunikacija postaje komplikovanija. Zato je bolje ograničiti komunikaciju na manji broj kanala, kao što je mejl, poziv i softver. Na primjer, prilagođen računovodstveni softver omogućava da se sve bitne informacije nalaze se na jednom mjestu. To znači da možete izbjeći mnoge konverzacije putem telefona i mejla, jer putem softvera možete dijeliti dokumente.
Automatizujte repetitivne zadatke
Tehnologija može pomoći i pri obavljanju svakodnevnih aktivnosti. Istraživanja pokazuju da se skoro 75% računovodstvenih zadataka može automatizovati putem softvera. Automatizacijom možete poboljšati i vašu komunikaciju sa klijentima, jer njome smanjujete količinu posla koji imate, i ostavljate sebi više vremena za klijente.
Takođe, time što softver nudi mogućnost za automatsko slanje dokumenata, podsjetnika o plaćanju ili obavještenja o rokovima, poboljšavate nivo usluge koju pružate klijentima i osiguravate da imaju pravovremene informacije – i sve to bez ijednog mejla ili poziva.
Primjenom ovih tehnoloških rješenja, komunikacija sa klijentima postaje brža i jednostavnija, a vi možete raditi uz manje prekida. Pored tehnologije, postoje dodatne strategije za poboljšanje komunikacije sa klijentima.
Strategije za poboljšanje komunikacije
Evo nekih komunikacijskih strategija koje možete da primijenite zajedno sa tehnološkim alatima da biste smanjili ometanja i povratili kontrolu nad svojim radnim danom:
Postavite jasna očekivanja sa klijentima.
Komunikacija je ključna, ali samo ukoliko utvrdite sistem koji odgovara i vama i klijentu. Ovo može značiti uspostavljanje namjenskih kanala komunikacije za određene situacije. Na primjer, stvari koje nisu hitne putem softvera ili mejla, a zaista hitna pitanja putem telefona.
Pored toga, dajte klijentima realne vremenske rokove za koje ćete im odgovoriti kako biste upravljali njihovim očekivanjima. Ako mejl provjeravate dva puta dnevno u određeno vrijeme, otvoreno objasnite klijentima kada mogu dobiti odgovor. Ovako ne stavljate sebe u situaciju da morate stalno biti dostupni, pogotovo kada imate puno posla.
U skladu sa tim, objasnite im prednosti softvera kao glavni kanal komunikacije, jer možda nisu svjesni prednosti koje oni imaju od njega.
Koristite tehniku rada “u turama”
Multitasking može biti produktivan u nekim situacijama, ali je zapravo kontraproduktivan u najvećem broju slučajeva i ometa vaš fokus. Umjesto toga, pokušajte da grupišete slične zadatke zajedno. Posvetite određeno vrijeme provjeravanju mejla, pozivima ili odgovaranju na poruke, umjesto da to radite sporadično u toku dana. Ovako klijentima uvijek možete posvetiti punu pažnju, poboljšati vašu efikasnost.
Koristite “Do Not Disturb” podešavanja
Moderna tehnologija nudi i veoma jednostavno rješenje za stalne pozive, poruke i obavještenja. Većina platformi ima ugrađene “Do Not Disturb” funkcije koje možete koristiti tokom perioda fokusiranog rada gde je koncentracija ključna. Ovaj jednostavan korak može značajno smanjiti ometanja i omogućiti vam da se uhvatite u koštac sa složenim zadacima sa većom efikasnošću.
Pored ovih savjeta, možete istražiti različite tehnike upravljanja vremenom i personalizovati svoje radno okruženje. Uklanjanje distrakcija odnosi se i na fizički i virtuelni prostor, tako da uredite svoju kancelariju na način koji vam pomaže da se usresredite, ali i vašu radnu površinu. Većina operativnih sistema, programa i softvera nudi brojne mogućnosti personalizacije kako biste ih prilagodili sopstvenim potrebama i ubrzali svakodnevne zadatke.
Zaključak
Stalan priliv poziva, mejlova i pitanja vas može preplaviti bez obzira na to koliko ste dobro organizovani ili produktivni. Srećom, primjenom strategija navedenih u ovom tekstu, možete transformisati svoj radni dan i povećati fokus.
Prihvatite moć tehnologije – koristite sve opcije softvera koje su vam na raspolaganju i automatizujte repetitive zadatke, ali i prilagodite način na koji komunicirate sa klijentima i objasnite im prednosti upotrebe softvera. Digitalni računovođa nudi niz funkcionalnosti koji može ubrzati rad i vas i vaših klijenata, ali i uveliko pojednostaviti komunikaciju sa njima, s obzirom da u svakom trenutku mogu imati uvid u bitne informacije i dokumenta.
Na vama je odluka o tome kako organizujete svoj rad i komunicirate sa klijentima, ali ta odluka treba biti informisana i promišljena. Ako želite da znate više o platformi Digitalni računovođa, kontaktirajte naš tim i zakažite sastanak: zeljko.popovic@datadesign.me ili putem telefona na broj: 067 300 171.